Trong bối cảnh giao thương toàn cầu, hiểu rõ mua hàng quốc tế là gì và nắm vững quy trình mua hàng quốc tế chuẩn xác là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực. Bài viết dưới đây, FBC ASEAN sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, giúp bạn xây dựng lộ trình nhập khẩu chuyên nghiệp, an toàn và bắt kịp các xu hướng thị trường mới nhất.
Mua hàng Quốc tế là gì?
Mua hàng quốc tế (International Purchasing) là quá trình một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài biên giới quốc gia. Tuy nhiên, trong bối cảnh thương mại hiện đại, khái niệm này không chỉ đơn thuần là việc “trả tiền – nhận hàng” xuyên biên giới, mà còn là một mắt xích chiến lược trong quản trị chuỗi cung ứng toàn cầu.
Khác với giao dịch nội địa, hoạt động mua bán hàng hóa thương mại quốc tế bao gồm một hệ sinh thái phức tạp với các đặc thù riêng biệt:
- Rào cản pháp lý và quy định: Mọi giao dịch phải tuân thủ luật pháp của cả quốc gia mua và quốc gia bán, cùng các điều ước quốc tế (như Công ước Vienna) và các quy tắc giao nhận quốc tế (Incoterms).
- Phương thức thanh toán và tiền tệ: Sử dụng các loại ngoại tệ mạnh (USD, EUR, JPY…) và các hình thức thanh toán quốc tế an toàn như Thư tín dụng (L/C), Chuyển tiền bằng điện (T/T).
- Logistics và Hải quan: Hàng hóa phải trải qua quá trình vận tải đa phương thức và các thủ tục thông quan nghiêm ngặt về thuế quan, kiểm dịch và tiêu chuẩn kỹ thuật.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong ngành công nghiệp chế tạo, mua hàng quốc tế không chỉ giúp tiếp cận nguồn nguyên liệu chất lượng cao hay công nghệ tiên tiến, mà còn là cách để tối ưu hóa giá thành sản xuất và mở rộng mạng lưới đối tác toàn cầu thông qua các hệ sinh thái giao thương.
Quy trình Mua hàng Quốc tế hiệu quả
Để tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần áp dụng một quy trình mua hàng quốc tế bài bản qua 5 bước cốt lõi sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu và sản phẩm cần mua
Đây là bước đặt nền móng cho toàn bộ giao dịch. Doanh nghiệp cần lập bảng mô tả kỹ thuật chi tiết (Technical Specifications), số lượng, chất lượng kỳ vọng và ngân sách dự kiến. Việc xác định mã HS Code ngay từ đầu sẽ giúp bạn dự phóng chính xác các loại thuế nhập khẩu và kiểm tra xem mặt hàng đó có thuộc diện cấm hoặc hạn chế nhập khẩu hay không.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Trong môi trường mua bán hàng hóa quốc tế, việc tìm đối tác tin cậy là thách thức lớn nhất. Bạn có thể tìm kiếm qua các sàn thương mại điện tử B2B toàn cầu hoặc hiệu quả hơn là thông qua các sự kiện triển lãm thương mại kết nối doanh nghiệp chuyên biệt. Tại đây, các nhà cung cấp thường đã được sàng lọc về năng lực ngành sản xuất và chứng nhận chất lượng (ISO, CE…), giúp rút ngắn thời gian thẩm định đối tác.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Các nội dung bắt buộc phải thống nhất trong hợp đồng bao gồm:
- Incoterms (2010 hoặc 2020): Quy định rõ trách nhiệm, chi phí và điểm chuyển giao rủi ro.
- Điều khoản thanh toán: Lựa chọn phương thức an toàn (như L/C cho đơn hàng lớn hoặc T/T đặt cọc cho đối tác quen).
- Cơ chế giải quyết tranh chấp: Ưu tiên sử dụng trọng tài quốc tế để đảm bảo tính khách quan.
Bước 4: Theo dõi sản xuất và vận chuyển
Sau khi thanh toán đặt cọc, việc giám sát tiến độ sản xuất là cần thiết để đảm bảo hàng hóa đúng “Spec” và kịp tiến độ. Ở giai đoạn vận chuyển, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị Freight Forwarder để theo dõi lịch trình tàu (ETD/ETA), mua bảo hiểm hàng hóa và chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu từ phía đầu bán.
Bước 5: Thủ tục hải quan và nhận hàng
Khi hàng về đến cảng/cửa khẩu Việt Nam, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS). Bộ chứng từ cần thiết thường bao gồm: Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O – để hưởng ưu đãi thuế) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có). Sau khi thông quan và đóng thuế, hàng sẽ được kéo về kho để kiểm nhận và nhập kho chính thức.
Xu hướng Mua hàng Quốc tế mới nhất hiện nay
Thế giới đang chứng kiến những thay đổi mang tính bước ngoặt trong cách thức vận hành chuỗi cung ứng. Để không bị bỏ lại phía sau, doanh nghiệp cần cập nhật 4 xu hướng mua hàng quốc tế nổi bật sau:
- Chiến lược “China Plus One” và sự trỗi dậy của Đông Nam Á: Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một nguồn cung duy nhất, các tập đoàn đa quốc gia đang tích cực đa dạng hóa sang các nước như Việt Nam, Thái Lan. Điều này mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp Việt tham gia sâu hơn vào chuỗi giá trị toàn cầu.
- Chuyển đổi số và ứng dụng AI: Việc tìm kiếm nhà cung cấp hiện nay không còn giới hạn ở các phương thức truyền thống. Các nền tảng kết nối thông minh sử dụng AI giúp phân tích dữ liệu đối tác, dự báo giá cả và tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giúp hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế trở nên minh bạch và tốc độ hơn.
- Mua hàng xanh và bền vững (Sustainable Sourcing): Các thị trường khó tính như EU, Mỹ đang thắt chặt quy định về phát thải carbon và đạo đức kinh doanh. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp có chứng chỉ xanh (ESG, LEED) đang trở thành yêu cầu bắt buộc thay vì chỉ là tùy chọn.
- Ưu tiên khả năng phục hồi thay vì chỉ tối ưu chi phí: Sau những đứt gãy do đại dịch và biến động địa chính trị, xu hướng hiện nay là xây dựng “chuỗi cung ứng linh hoạt”. Doanh nghiệp sẵn sàng duy trì mức tồn kho an toàn cao hơn và ưu tiên các đối tác có khả năng thích ứng nhanh với biến cố.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện Mua hàng Quốc tế
Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro và đảm bảo hoạt động thương mại mua bán hàng hóa quốc tế diễn ra thuận lợi, tối ưu hóa lợi nhuận:
- Thẩm định kỹ năng lực và uy tín đối tác: Để tránh rủi ro “nhà cung cấp ảo”, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra hồ sơ năng lực (Company Profile) và các chứng chỉ quốc tế (ISO, CE, RoHS). Ưu tiên thăm xưởng trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ kiểm định độc lập (SGS, Intertek) để xác thực quy trình sản xuất thực tế.
- Đàm phán hợp đồng minh bạch, chặt chẽ: Đừng để rào cản ngôn ngữ dẫn đến các điều khoản bất lợi. Hợp đồng cần chi tiết hóa trách nhiệm theo Incoterms, tiến độ giao hàng, điều kiện bảo hành và chế tài phạt vi phạm. Đặc biệt, nên thống nhất cơ chế giải quyết tranh chấp qua trọng tài quốc tế để bảo vệ quyền lợi pháp lý cao nhất.
- Giám sát sản xuất và tối ưu Logistics: Duy trì liên lạc thường xuyên để xử lý sớm các điểm nghẽn tại nhà máy, tránh hiệu ứng domino gây chậm trễ chuỗi cung ứng. Quản lý sát lộ trình vận chuyển giúp doanh nghiệp thông quan ngay khi hàng về cảng, hạn chế tối đa chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) đắt đỏ.
- Hoàn thiện chứng từ và tận dụng ưu đãi thuế: Chuẩn bị sớm các giấy phép chuyên ngành (kiểm dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm) để thông quan nhanh chóng. Đồng thời, cần chú trọng tính hợp lệ của Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nhằm tận dụng tối đa ưu đãi thuế quan từ các hiệp định FTA.
>> Xem thêm: AFTA là gì
FBC ASEAN – Cầu nối chiến lược thúc đẩy mua hàng quốc tế tại Việt Nam
Trong bối cảnh các doanh nghiệp Việt Nam cần một nền tảng kết nối để hiện thực hóa cơ hội mua bán hàng hóa quốc tế, FBC ASEAN đóng vai trò là hệ sinh thái giao thương chuyên biệt, hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động thương mại xuyên biên giới thông qua:
Kết nối trực tiếp với Buyer quốc tế có nhu cầu thực chất
FBC ASEAN tổ chức các sự kiện B2B chuyên sâu, tạo cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam gặp gỡ trực tiếp với nhà mua hàng từ Nhật Bản, Mỹ, Châu Âu, Singapore, Thái Lan và các thị trường ASEAN đang tích cực tìm kiếm nhà cung cấp chất lượng.
Nền tảng trưng bày và truyền thông chuyên nghiệp
Giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng hiện diện thương hiệu, giới thiệu năng lực sản xuất đến đúng đối tượng khách hàng tiềm năng trong ngành công nghiệp chế tạo và công nghiệp hỗ trợ.
Hệ sinh thái kết nối tuần hoàn
Với mạng lưới gần 40,000 doanh nghiệp trong NC Network Group và hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức triển lãm, FBC ASEAN duy trì mối liên kết liên tục, tạo điều kiện cho các cơ hội hợp tác dài hạn vượt ra ngoài khuôn khổ một sự kiện.
Tiếp cận thông tin thị trường đa dạng
Hệ thống email marketing đa ngôn ngữ (Việt – Nhật – Anh) và tạp chí chuyên ngành uy tín giúp doanh nghiệp tiếp cận hàng chục ngàn chuyên gia và nhà mua hàng quốc tế.
👉 Đăng ký tham gia ngay tại: https://fbcasean.vn/services/ để bắt đầu hành trình chinh phục thị trường quốc tế!
Tóm lại, việc nắm vững quy trình mua hàng quốc tế chuẩn hóa là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và hạn chế rủi ro trong giao thương. Với vai trò là cầu nối chiến lược, FBC ASEAN cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, biến những thách thức thành cơ hội tăng trưởng đột phá. Hãy bắt đầu chiến lược mua hàng quốc tế ngay hôm nay để sẵn sàng vươn tầm ra thị trường toàn cầu.
